1. Inleiding

Uw privacy is voor Domein facilitaire diensten van essentieel belang. In deze privacyverklaring informeren wij u uitgebreid over hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke, omgaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen. Wij hechten grote waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens. Alle verwerkingen vinden plaats in strikte overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving.

Domein facilitaire diensten, gevestigd aan de Rijksstraatweg 115, 3632 AB te Loenen aan de Vecht, is de juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerkingen die in dit document worden beschreven.

Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@facilitairdomein.nl.

2. Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende wettelijke grondslagen uit de AVG:

• Toestemming: Voor specifieke doeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven, vragen wij uw expliciete toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
• Uitvoering van een overeenkomst: Wij verwerken gegevens die noodzakelijk zijn voor het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met u als klant, leverancier of werknemer.
• Wettelijke verplichting: Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie (fiscale bewaarplicht) of om te voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten.
• Gerechtvaardigd belang: Wij kunnen gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor direct marketing, interne analyses of om onze systemen te beveiligen. Hierbij maken we altijd een zorgvuldige afweging tussen ons belang en uw privacybelang.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw relatie met ons:

• Contact- en identificatiegegevens: Naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer.
• Zakelijke gegevens (klanten/leveranciers): Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, functie en contactgegevens van contactpersonen.
• Financiële gegevens: Bankrekeningnummer, factuurgegevens en betalingshistorie.
• Sollicitatiegegevens: Gegevens uit uw cv en motivatiebrief, opleidingsniveau, werkervaring, referenties en eventuele andere informatie die u verstrekt tijdens de procedure.
• Website- en communicatiegegevens: IP-adres, gegevens over uw apparaat en browser, uw surfgedrag op onze website (zie ook hoofdstuk 8 over cookies) en uw communicatievoorkeuren.

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende, welomschreven doeleinden:

• Dienstverlening: Het opstellen van offertes, het plannen en uitvoeren van onze facilitaire diensten (schoonmaak, vloeronderhoud, glasbewassing) en het beheren van de overeenkomst.
• Relatiebeheer en communicatie: Het onderhouden van contact, het beantwoorden van uw vragen, het informeren over wijzigingen in onze diensten en het afhandelen van eventuele klachten.
• Financiële administratie: Het voeren van de boekhouding, het versturen van facturen, het verwerken van betalingen en het beheren van debiteuren.
• Werving en selectie: Het uitvoeren van de sollicitatieprocedure om geschikte kandidaten voor openstaande vacatures te vinden.
• Marketing: Het versturen van nieuwsbrieven of andere commerciële communicatie, uitsluitend nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.
• Wettelijke verplichtingen: Het naleven van onze wettelijke en fiscale verplichtingen.
• Beveiliging en optimalisatie: Het beveiligen van onze systemen en het analyseren van websitegebruik om onze online dienstverlening te verbeteren.

5. Gegevens delen met derden

Domein facilitaire diensten verkoopt uw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met andere partijen wanneer dit strikt noodzakelijk is:

• Voor de uitvoering van onze diensten: Denk aan onderaannemers die specialistische taken uitvoeren.
• Voor onze bedrijfsvoering: Wij maken gebruik van externe leveranciers (zogeheten 'verwerkers') voor o.a. salarisadministratie, boekhoudsoftware en IT-hosting.
• Op basis van een wettelijke verplichting: Zoals het delen van informatie met de Belastingdienst of andere overheidsinstanties.

Met al onze verwerkers sluiten wij een juridisch bindende verwerkersovereenkomst. Hierin leggen we vast dat zij uw gegevens eveneens adequaat beveiligen en uitsluitend voor de afgesproken doeleinden mogen gebruiken. De verantwoordelijkheid voor uw gegevens blijft bij ons. Uw gegevens worden in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

6. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de bescherming van uw gegevens uiterst serieus. We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Fysieke beveiliging: Toegangscontrole tot onze kantoorlocaties.
• Logische toegangscontrole: Gebruik van sterke wachtwoorden, autorisaties en waar mogelijk twee-factor-authenticatie.
• Encryptie: Onze website maakt gebruik van een beveiligde SSL-verbinding (HTTPS) om de dataoverdracht te versleutelen.
• Beleid en training: Intern beleid voor databeveiliging en regelmatige training van onze medewerkers over het belang van privacy en veiligheid.

7. Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. We hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Klantgegevens: Tot 7 jaar na het einde van de overeenkomst (conform de fiscale bewaarplicht).
• Sollicitatiegegevens: Maximaal 4 weken na afwijzing, of 1 jaar met uw toestemming.
• Administratieve gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke verplichting.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens op een veilige manier vernietigd of geanonimiseerd.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. Wij gebruiken:

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor het correct functioneren van de website.
• Analytische cookies: Om het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren (geanonimiseerd).

Voor het plaatsen van marketing- of trackingcookies vragen wij altijd vooraf uw toestemming. U kunt uw browser zo instellen dat u geen cookies accepteert. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie van uw browser.

9. Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U kunt een overzicht opvragen van de gegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U kunt uw gegevens laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht op verwijdering ('vergetelheid'): U kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke plicht hebben om deze te bewaren.
• Recht op beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens tijdelijk laten stopzetten.
• Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd en leesbaar formaat om deze over te dragen aan een andere partij.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar privacy@facilitairdomein.nl. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen, waarbij uw pasfoto en BSN-nummer onzichtbaar zijn gemaakt. We reageren inhoudelijk binnen vier weken op uw verzoek.

10. Klachten

Mocht u een klacht hebben over hoe wij met uw privacy omgaan, dan horen wij dat graag. U kunt zich wenden tot onze privacy officer via het bovengenoemde e-mailadres. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in de privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd om te voldoen aan nieuwe wetgeving of veranderingen in onze bedrijfsvoering. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website.