Privacyverklaring

Domein Facilitaire Diensten B.V. (DFD)

Laatst bijgewerkt: 10 november 2025

1. Inleiding en Identiteit

Uw privacy is voor Domein Facilitaire Diensten B.V. (hierna 'DFD' of 'wij') van essentieel belang. In deze privacyverklaring informeren wij u uitgebreid over hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke, omgaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen. Wij hechten grote waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens.

Alle verwerkingen vinden plaats in strikte overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving.

De juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerkingen die in dit document worden beschreven, is:

Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze functionaris via privacy@facilitairdomein.nl.

2. Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende wettelijke grondslagen uit artikel 6 van de AVG:

Toestemming:

Voor specifieke doeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven, vragen wij uw expliciete toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Uitvoering van een overeenkomst:

De verwerking is noodzakelijk voor het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met u als (potentiële) klant, leverancier of werknemer.

Wettelijke verplichting:

De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke plicht, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie (fiscale bewaarplicht) of om te voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten.

Gerechtvaardigd belang:

De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van DFD of een derde, bijvoorbeeld voor direct marketing, interne analyses, kwaliteitsverbetering of om onze systemen te beveiligen. Hierbij maken we altijd een zorgvuldige afweging tussen ons belang en uw privacybelang.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw relatie met ons:

Contact- en identificatiegegevens:

Naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum (indien relevant voor arbeidsovereenkomsten).

Zakelijke gegevens (klanten/leveranciers):

Bedrijfsnaam, KvK-nummer, functie en contactgegevens van contactpersonen.

Financiële gegevens:

Bankrekeningnummer (IBAN), factuurgegevens en betalingshistorie.

Sollicitatiegegevens:

Gegevens uit uw cv en motivatiebrief, opleidingsniveau, werkervaring, referenties en eventuele andere informatie die u verstrekt tijdens de procedure.

Website- en communicatiegegevens:

IP-adres, gegevens over uw apparaat en browser, uw surfgedrag op onze website (zie ook hoofdstuk 8 over cookies) en uw communicatievoorkeuren.

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende, welomschreven doeleinden:

Dienstverlening:

Het opstellen van offertes, het plannen en uitvoeren van onze facilitaire diensten (schoonmaak, vloeronderhoud, glasbewassing) en het beheren van de overeenkomst.

Relatiebeheer en communicatie:

Het onderhouden van contact, het beantwoorden van uw vragen, het informeren over wijzigingen in onze diensten en het afhandelen van eventuele klachten.

Financiële administratie:

Het voeren van de boekhouding, het versturen van facturen, het verwerken van betalingen en het beheer van debiteuren.

Werving en selectie:

Het uitvoeren van de sollicitatieprocedure en het aannemen van personeel (ondersteund door de grondslag: uitvoering van de overeenkomst/voorbereiding).

Marketing:

Het versturen van nieuwsbrieven of andere commerciële communicatie, uitsluitend nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven of op basis van ons gerechtvaardigd belang (bestaande klantrelatie).

Wettelijke verplichtingen:

Het naleven van onze wettelijke en fiscale verplichtingen.

Beveiliging en optimalisatie:

Het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van fraude en het analyseren van websitegebruik om onze online dienstverlening te verbeteren (gerechtvaardigd belang).

5. Gegevens delen met derden

DFD verkoopt of verhuurt uw gegevens **nooit** aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met andere partijen wanneer dit strikt noodzakelijk is en een wettelijke grondslag hiervoor bestaat:

• **Voor de uitvoering van onze diensten:** Denk aan onderaannemers of zzp'ers die namens DFD specialistische taken uitvoeren (bijvoorbeeld gevelreiniging).
• **Voor onze bedrijfsvoering:** Wij maken gebruik van externe leveranciers (zogeheten **'verwerkers'**) voor o.a. salarisadministratie, boekhoudsoftware en IT-hosting.
• **Op basis van een wettelijke verplichting:** Zoals het delen van informatie met de Belastingdienst, politie of andere bevoegde overheidsinstanties.

Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een **juridisch bindende verwerkersovereenkomst** (conform artikel 28 AVG). Hierin leggen we vast dat zij uw gegevens eveneens adequaat beveiligen en uitsluitend voor de afgesproken doeleinden mogen gebruiken. De verantwoordelijkheid voor uw gegevens blijft te allen tijde bij DFD.

Uw gegevens worden in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien overdracht buiten de EER noodzakelijk is, zorgen wij voor de passende waarborgen (zoals de Standard Contractual Clauses van de EU).

6. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de bescherming van uw gegevens uiterst serieus. We hebben passende technische en organisatorische maatregelen (T.O.M.) geïmplementeerd om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• **Fysieke en Organisatorische beveiliging:** Toegangscontrole tot onze kantoorlocaties, en het hanteren van een 'clean desk' beleid.
• **Logische toegangscontrole:** Gebruik van sterke wachtwoorden, autorisaties op basis van 'need-to-know' en waar mogelijk twee-factor-authenticatie (2FA).
• **Encryptie:** Onze website maakt gebruik van een beveiligde SSL/TLS-verbinding (HTTPS) om de dataoverdracht te versleutelen.
• **Beleid en training:** Intern beleid voor databeveiliging en regelmatige training van onze medewerkers over het belang van privacy en veiligheid.

7. Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. We hanteren de volgende bewaartermijnen:

Financiële/Administratieve gegevens:

7 jaar na afloop van het boekjaar waarin de overeenkomst is beëindigd (conform de wettelijke fiscale bewaarplicht).

Klantgegevens (contractueel):

Zolang de overeenkomst loopt en tot maximaal 2 jaar na beëindiging, tenzij de fiscale bewaarplicht langer is.

Sollicitatiegegevens:

Maximaal 4 weken na afwijzing van de sollicitant, of maximaal 1 jaar met uw expliciete toestemming (voor eventuele toekomstige vacatures).

Gegevens op basis van toestemming:

Totdat u de gegeven toestemming intrekt.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens op een veilige manier vernietigd of volledig geanonimiseerd, zodat deze niet langer herleidbaar zijn tot u als persoon.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst en informatie over uw bezoek opslaan. Wij gebruiken:

• **Functionele cookies:** Noodzakelijk voor het correct functioneren van de website (geen toestemming vereist).
• **Analytische cookies:** Om het gebruik en de prestaties van de website te analyseren en te verbeteren (doorgaans geanonimiseerd en met beperkte impact op de privacy, waardoor ze met minimale toestemming mogen worden gebruikt).

Voor het plaatsen van cookies met een marketing- of trackingdoel vragen wij altijd **vooraf uw expliciete toestemming**. U kunt uw browser zo instellen dat u geen cookies accepteert. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie van uw browser.

9. Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de AVG:

Recht op inzage:

U kunt een overzicht opvragen van de gegevens die wij van u verwerken.

Recht op rectificatie:

U kunt uw gegevens laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.

Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid'):

U kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang hebben om deze te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking:

U kunt de verwerking van uw gegevens tijdelijk laten stopzetten.

Recht op bezwaar:

U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit):

U kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat om deze over te dragen aan een andere partij.

Recht op intrekking van toestemming:

U kunt een gegeven toestemming te allen tijde intrekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar privacy@facilitairdomein.nl. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie te verstrekken. We reageren inhoudelijk binnen de wettelijke termijn van vier weken op uw verzoek.

10. Klachten

Mocht u een klacht hebben over hoe wij met uw privacy omgaan, dan horen wij dat graag. U kunt zich in eerste instantie wenden tot onze functionaris via het bovengenoemde e-mailadres. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de **Autoriteit Persoonsgegevens**.

11. Wijzigingen in de privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd om te voldoen aan nieuwe wetgeving, jurisprudentie of veranderingen in onze bedrijfsvoering. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website en is geldig vanaf de 'Laatst bijgewerkt'-datum bovenaan dit document. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze klanten via de gebruikelijke communicatiekanalen.